Daily Standup Meeting – Phương Pháp Họp Nhanh Công Ty Nên Phổ Biến

Daily Standup Meeting là gì? 

Daily Standup Meeting hay còn được gọi bằng các tên khác như daily scrum, daily huddle, morning roll-call: Là buổi họp ngắn hàng ngày giữa các thành viên trong team, để cập nhật tình hình công việc của team.

Daily Standup meeting

Thông thường Daily standup meeting thường có timebox chỉ khoảng 15 phút với các nội dung đơn giản, chủ yếu xoay quanh việc cập nhật công việc và tiến độ của team. Điều này giúp nội bộ team có thể phối hợp hiệu quả hơn, đồng thời giúp nhà quản lý ngay lập tức có thể xử lý phát sinh, đảm bảo tiến độ dự án.

Những lợi ích thú vị mà cách họp này mang lại:

• Thường xuyên chia sẻ cập nhật giữa những người đồng đội sẽ tạo nên sự thống nhất, đồng điệu trong cách hành động của team hướng tới mục tiêu chung.
• Stand-up meeting, họp đứng thì thường ngắn hơn và hiệu quả hơn là họp ngồi.

Cuối cùng, dù làm việc tại văn phòng hay remote work, thì phương pháp họp Daily standup meeting vẫn rất được ưa chuộng. Khi duy trì tốt cuộc họp này, sẽ tạo ra văn hóa làm việc của team được hiệu quả hơn và luôn duy trì được nhịp làm việc cao cho các thành viên.

Hướng dẫn tổ chức daily stand up meeting tại văn phòng để hiệu quả

1.  Giới hạn thời gian họp daily meeting trong timebox

Như đã nói ở trên, các cuộc họp daily standup meeting thường được giới hạn trong timebox là 15 phút (tất nhiên có thể dài hơn nếu team bạn nhiều người). Tuy nhiên, cuộc họp càng ngắn thì càng hiệu quả, và nhìn chung, nên cố gắng giữ cho cuộc họp ngắn nhất có thể.

Bạn cũng nên lựa chọn một khung giờ cố định trong ngày để tổ chức các cuộc họp Daily Standup. Như vậy sẽ tạo thành thói quen tốt và văn hóa làm việc của team.

2. Đứng họp ngay tại chỗ làm việc của team 

Các cuộc họp đứng

Như tên gọi của nó, Daily standup meeting là các cuộc họp đứng – tổ chức hàng ngày và thường diễn ra tại chỗ hoặc không gian làm việc chung của team. Bạn nên đặt một tấm bảng Task board tại đây và sắp xếp các thành viên đứng xung quanh và tham gia thảo luận.

Đồng thời, mỗi thành viên sẽ cần trả lời 3 câu hỏi sau:

• Bạn đã làm gì ngày hôm qua?
• Bạn cam kết sẽ làm gì hôm nay?
• Cái gì đang cản trở bạn hoàn thành công việc?

Với daily stand up meeting, đơn thuần chỉ là cập nhật tình trạng/tiến độ của các task, và điểm tên các chướng ngại vật để cả team cùng biết và có hành động phối hợp sau đó. Mô hình này tương tự với quản lý công việc trên bảng Kanban, tức là bạn phân loại các công việc theo trạng thái: To do – Doing – Done – Suspend để tiện theo dõi.

Ở cấp độ cá nhân, mỗi người nên chuẩn bị trước điều mình cần nói trước khi bước vào daily meeting để họp nhanh gọn và hiệu quả.

3. Sử dụng eBS Teamwork – trợ lý hỗ trợ lập kế hoạch ngày 

Bạn đã quen thuộc với sổ bút để lên kế hoạch cho bản thân? Hay là tự tạo cho mình kế hoạch công việc trên Excel, Gmail? Với eBS Teamwork, thì những thứ đó không còn cần thiết nữa.

eBS Teamwork là phần mềm quản lý công việc, hỗ trợ lập kế hoạch – tạo deadline và đặt lịch nhắc nhở công việc tự động. Bạn có thể tùy chọn thời gian nhắc việc trước 1 ngày hay trước vài tiếng… Phần mềm cũng có chế độ tự động gửi thông báo tới bạn khi có nguy cơ chậm deadline.

Nhờ tổ chức công việc trên eBS, nhân viên sẽ biết chính xác các công việc cần hoàn thành trong ngày là gì, mà không cần lục lại các kế hoạch công việc hay check email/zalo. Việc tổ chức Daily standup meeting nhờ đó có thể diễn ra nhanh và hiệu quả hơn.

4. Chia sẻ lần lượt theo vòng tròn hoặc random. 

Không biết ai sẽ là người nói trước trong daily meeting?

Bạn có thể chọn người có mặt muộn nhất nói trước, rồi theo vòng tròn, mọi người lần lượt tiếp tục chia sẻ.

Hoặc bạn cũng có thể sắm 1 đồ vật  gọi nó là taking piece, ai giữ vật này sẽ có quyền nói. Người nói xong trước sẽ truyền cho người sau tiếp tục nói. Cách làm này giúp cuộc họp diễn ra trôi chảy, hiệu quả hơn khi ai cũng có quyền nói và ai cũng phải đưa ra quan điểm.

Daily meeting khi remote work 

Remote work – làm việc từ xa đang trở thành một thuật ngữ phổ biến và ngày nay, các chuyên gia dự đoán đây sẽ là phương thức làm việc được ưa chuộng trong vòng 10 năm tới – khi thế hệ Z trở thành lực lượng lao động chính tại các doanh nghiệp. Tuy nhiên  trong chế độ làm việc ở nhà (work from home), bạn sẽ không thể tương tác trực tiếp với đồng đội của mình. Dưới đây là một vài gợi ý để tổ chức Daily meeting hiệu quả khi remote work:

1. Giữ nhịp các buổi daily meeting call hàng ngày 

Không có mặt tại văn phòng nữa không có nghĩa là không giữ nhịp các buổi họp 15’ hàng ngày. Thay vì đứng họp cùng nhau tại văn phòng, khi remote work, bạn hoàn toàn có thể tổ chức các cuộc họp nhanh bằng cách meeting online thông qua các nền tảng họp trực tuyến.

Tất cả lịch họp online này đều được public công khai trên calendar chung của toàn công ty để ai cũng nắm được giờ này team nào đang có lịch họp, giúp tránh được sự chồng chéo trong việc lên lịch meeting với nhau.

2. Đảm bảo các thành viên đều nắm được thông tin họp

Khi không còn làm việc chung tại văn phòng, việc remote work sẽ tạo ra rào cản lớn trong việc các thành viên giao tiếp nội bộ với nhau. Điều này dễ dẫn tới việc họp không hiệu quả, khi mà thông tin khó được kiểm soát.

Vì vậy, các team leader hãy đảm bảo đội nhóm của mình luôn nắm vững thông tin buổi họp trước khi bắt đầu. Với phần mềm quản lý cuộc họp online eBS Teamwork, bạn có thể tạo cuộc họp với đầy đủ thông tin – gán người tham gia họp và kiểm soát thành viên đã xác nhận tham gia.

3. Chia sẻ kế hoạch ngày với toàn công ty  

Khi bước vào chế độ làm việc remote toàn công ty, ngoài các buổi daily call online thay cho họp đứng trực tiếp, bạn cũng nên duy trì việc báo cáo công việc hàng ngày trong nội bộ team. Phần mềm eBS Teamwork hỗ trợ việc báo cáo trở nên đơn giản hơn chỉ với 1 click để cập nhật tiến độ công việc hoàn thành. Ngoài ra, việc giữ nhịp trao đổi, thảo luận và tương tác các thành viên trong team và giữa các team cũng cần được lưu ý.

Việc thực hành check công việc cũng như reflect lại việc đã hoàn thành trên phần mềm sẽ giúp cho tất cả các thành viên chú ý hơn đến việc lập kế hoạch đầu ngày và gia tăng tinh thần cam kết với những gì mình dự định thực hiện.

Nhờ có những buổi họp giữ nhịp như daily stand up meeting hay các cuộc họp tuần: Sprint Planning, Sprint Review, Retrospective hay Planning hàng quý,…. mà dòng chảy công việc dù làm ở văn phòng hay ở nhà đều vẫn diễn tiến và đều đặn và tiến gần tới mục tiêu tuần – tháng – quý của toàn công ty.

Nằm trong Nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp trực tuyến eBS, phần mềm quản lý công việc này giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ công việc của từng cá nhân lên hệ thống tập trung. Tạo môi trường làm việc mở, các thành viên dễ dàng tương tác thảo luận, chia sẻ tài liệu thuận tiện. Dễ dàng theo dõi tiến độ, giám sát quá trình thực hiện công việc… nhằm nâng cao hiệu suất làm việc chung toàn doanh nghiệp.