10 “Bí Kíp” Thúc Đẩy Năng Suất Làm Việc Khi Kỳ Nghỉ Tết Cận Kề

22/11/2021 3:00 Chiều | Tri thức

Những ngày cuối năm, mọi người thường có xu hướng xao nhãng công việc để chuẩn bị cho các dịp lễ, tết lớn nhất của nước ta. Đây cũng có thể coi là thách thức của nhiều lãnh đạo khi phải lên chiến lược làm sao để thúc đẩy năng suất làm việc trong thời điểm này.

Biến mỗi ngày thành động lực làm việc

Có rất nhiều trường hợp cho thấy rằng, nếu như chỉ cần thay đổi sự động viên thì tinh thần làm việc có thể được nâng lên rất nhiều. Thậm chí nhiều doanh nghiệp tăng năng suất làm việc cao hơn 12% trong những tháng cuối năm so với ngày thường
Vì vậy, hãy thử tìm hiểu và ứng dụng một cách phù hợp 10 mẹo mà bài viết chia sẻ ngay dưới đây, biết đâu doanh nghiệp có thể “bứt phá” nhờ nâng cao tinh thần và năng suất làm việc của đội ngũ:

Tối ưu To-do-list dựa trên năng lực thực tế

Thông thường mọi người đánh giá quá cao những gì họ có thể hoàn thành, cùng với đó là những kỳ vọng cao ngất ngưởng từ phía lãnh đạo trong công việc. Điều này dễ khiến họ trở nên thất vọng khi không thể hoàn thành được hết danh sách công việc.
Một mẹo nhỏ ở đây là người quản lý nên cố gắng lập một danh sách việc cần làm ngắn hơn, thực tế hơn để dành chỗ cho những dự án đột xuất và gián đoạn để năng suất làm việc được tối ưu, đồng thời các công việc cần thiết cũng sẽ được tập trung giải quyết sớm.

Tối ưu lại danh sách làm việc để nâng cao hiệu suất

Các doanh nghiệp nên áp dụng một giải pháp phần mềm quản lý công việc để có thể thực hiện được mẹo này cho tất cả nhân viên công ty. Một phần mềm công nghệ thông tin sẽ có khả năng số hóa để bao quát được toàn bộ công việc của mỗi người, chỉ dấu những công việc đột xuất, liên tục nhắc nhở và hỗ trợ đánh dấu tiến trình.
Khi các quy trình giao việc, phân việc, cập nhật tiến độ, đánh giá được số hóa trên cùng một giao diện thì điều tất yếu là năng suất làm việc của nhân viên sẽ được cải thiện. Do nhân viên sẽ liên tục nhận cảnh báo, nhắc nhở tức thời, tập trung vào tiến độ và KPI cũng như dễ dàng trao đổi công việc ngay khi cần.

Chất lượng thay vì số lượng

“Đa nhiệm” có vẻ là một cách tốt để tăng năng suất, nhưng việc chuyển đổi các đầu công việc liên tục sẽ gây hại cả về mặt tinh thần lẫn chất lượng kết quả, đồng thời cũng sẽ khiến bạn chậm lại nếu xét về tổng thể. Đặc biệt là trong thời kỳ cuối năm, khi nhiều nhân viên đang có xu hướng phân chia bộ não của mình sang các công việc cá nhân như: lễ tết, quà cáp, sắm sửa, dọn dẹp nhà cửa, về quê,…thì việc thúc ép họ xử lý quá nhiều công việc sẽ khiến doanh nghiệp dễ bị “phản lưới”.
Hơn thế nữa, không phải nhân viên nào cũng có khả năng “đa nhiệm” một cách trơn tru, một số người chỉ có thể làm tốt khi tập trung vào một công việc xuyên suốt. Chính vì thế, những người làm lãnh đạo và quản lý cần cố gắng để nhân viên có thể tập trung hết sức một, một một vài công việc tại một thời điểm cố định thay vì bắt họ “cân cả thế giới”.

Ứng dụng tốt đồng hồ sinh học

Sử dụng đồng hồ sinh học để làm lợi thế của nhân viên bằng cách đưa ra yêu cầu giải quyết những vấn đề lớn hoặc các dự án “khó nhằn” trong thời điểm nhân viên đang tỉnh táo và nhiều năng lượng nhất.

Mặc dù mỗi người sẽ có nhịp sinh học khác nhau, nhưng theo nghiên cứu của các chuyên gia thì khoảng thời gian đầu giờ sáng các ngày đầu tuần như thứ 2, thứ 3 là lúc mà mọi người tiết ra hormone năng lượng nhiều nhất để giải quyết các vấn đề lớn và quan trọng.

>> Phần Mềm Quản Lý Công Việc Hàng Ngày Hiệu Quả Cho Người Mới

Cân nhắc về “quân tiếp viện”

Hiện tại có rất nhiều nghiệp vụ của doanh nghiệp có sẵn dịch vụ outsource của đơn vị thứ ba. Nếu mọi người đều làm việc hiệu quả và năng suất, nhưng đội ngũ về tổng thể vẫn bị tụt lại phía sau, hãy cân nhắc thuê các đơn vị thứ ba hỗ trợ.
Ưu điểm của việc sử dụng các dịch vụ thứ ba là có thể hỗ trợ giải quyết công việc một cách nhanh chóng hơn, với nhiều lời khuyên từ chuyên gia hơn mà lại tiết kiệm hơn chi phí tuyển dụng thêm nhân sự. Với nhiều doanh nghiệp, đây là cách hiệu quả để đáp ứng nhu cầu công việc và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường, đồng thời giảm bớt gánh nặng cho những nhân viên cốt cán làm việc quá sức.

Tránh các xao nhãng không liên quan

Các lãnh đạo có thể cân nhắc tạo ra các Challenge trong giờ làm việc để gia tăng hứng thú với nhân viên, đồng thời cũng hỗ trợ nhân viên tập trung hơn vào công việc và không bị xao nhãng bởi những công cụ cá nhân. Chẳng hạn như thử thách “8 tiếng đăng xuất khỏi Fb” hoặc “2 giờ không dùng điện thoại”,…Với mức thưởng tương xứng và các phần quà thú vị chắc chắn sẽ giúp nhân viên hào hứng với thử thách.

Khám phá các ứng dụng quản lý công việc để tăng năng suất làm việc

Tận dụng nhiều lựa chọn phần mềm được thiết kế đặc biệt để giúp mọi người tăng năng suất, theo dõi các dự án, đáp ứng thời hạn và có tổ chức hơn. eBS – giải pháp quản lý hiệu suất làm việc hoặc những công cụ xây dựng dự án hoàn toàn miễn phí như: Trello; Anasa,…đều rất đáng để thử.

>> Khái Niệm “Văn Phòng Điện Tử” Và Bước Cách Mạng Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp

Đừng quên chăm sóc sức khỏe

Năng suất làm việc của nhân viên cũng có thể phụ thuộc vào sức khỏe của họ. Trong thời điểm cuối năm, thông thường các gia đình có khá nhiều công việc cần chuẩn bị/giải quyết. Nếu như doanh nghiệp thường xuyên yêu cầu họ tăng ca, làm thêm giờ, làm qua trưa, qua đêm thì vô hình chung họ sẽ phải tổn hao sức khỏe để có thể cân bằng và đáp ứng cả công việc nhà, việc cá nhân cũng như công việc công ty.
Ban lãnh đạo cũng cần cân nhắc động viên nhân viên của mình ăn uống đầy đủ, tổ chức thêm các “giờ thể dục” ngắn trong lúc làm việc, hạn chế yêu cầu tăng ca trong thời điểm cuối năm,…

Giảm giờ họp

Dave Barry – một diễn giả nổi tiếng người Mỹ từng nhận xét: “Nếu bạn phải xác định, trong một từ, lý do tại sao loài người không đạt được, và không bao giờ đạt được hết tiềm năng của mình, thì từ đó sẽ là các cuộc họp.”

Suy nghĩ lại về các cuộc họp thông thường đã diễn ra không đúng với mục đích của họ. Hoặc cắt giảm 25% thời gian họp để buộc bản thân và những người khác đi đúng hướng.

Tư duy ngăn nắp

Nếu nhân viên thường xuyên mất thời gian vì loay hoay tìm hồ sơ, hãy yêu cầu họ đi sớm hoặc về muộn một ngày để quét dọn bàn làm việc của họ. Sau đó, hãy tập thói quen đầu tư vài phút mỗi ngày để sắp xếp và ngăn nắp.
Doanh nghiệp cũng có thể ứng dụng các phần mềm sắp xếp công việc, giấy tờ, chúng hoàn toàn có thể hỗ trợ nhân viên tìm kiếm giấy tờ, hồ sơ chỉ thông qua một vài từ khóa. Việc số hóa giấy tờ hiện nay ngày càng trở nên phổ biến và cần thiết. Đây cũng là lúc doanh nghiệp cân nhắc tới việc sử dụng các ứng dụng này.

Thưởng xứng đáng

Khi công ty đạt được một cột mốc quan trọng hoặc hoàn thành một dự án, đừng quên dành lời khen và phần thưởng xứng đáng cho đội ngũ của mình. Đây cũng là một trong những phương pháp để giúp nâng cao tinh thần, từ đó tăng năng suất làm việc của nhân viên.

Xu hướng công nghệ số với nhiều ưu việt nổi bật

So với những quy trình và cách thức làm việc truyền thống khá tốn thời gian, mất công sức mà năng suất làm việc không cao thì ngày nay, các lãnh đạo đã biết ứng dụng công nghệ số vào doanh nghiệp của mình.
Ngày càng nhiều công ty Việt tạo ra các giải pháp phần mềm do 100% người Việt làm chủ, không chỉ hỗ trợ những nghiệp vụ thuần Việt, phù hợp với đặc điểm của nước ta hơn mà mức chi phí cũng tối ưu hơn rất nhiều. Chưa kể với các giải pháp được phát triển trong nước thì việc đào tạo, hỗ trợ 24/7 cũng dễ dàng hơn với các công ty.
Các giải pháp chuyển đổi số doanh nghiệp thường xây dựng những tính năng hỗ trợ quản lý công việc, quản lý dự án, sắp xếp hồ sơ, số hóa quy trình yêu cầu – phê duyệt, quản trị hiệu suất,…
Tìm hiểu thêm về các tính năng khác của phần mềm tại Giải pháp quản trị hiệu suất doanh nghiệp eBS