Doanh Nghiệp Có Hiểu Hết Về Phần Mềm Quản Lý Quy Trình Làm Việc 

Phần mềm quản lý quy trình làm việc là hệ thống cung cấp khả năng sắp xếp, kiểm soát và điều phối để doanh nghiệp vận hành, gọi chung là quy trình làm việc. Vậy ban lãnh đạo đã xác định rõ những phần mềm quản lý quy trình công việc hay chưa? 

Khái niệm hệ thống phần mềm quản lý 

Hệ thống phần mềm quản lý quy trình công việc cho phép người dùng xác định các quy trình công việc cần thiết dựa trên các điều kiện khác nhau: công việc, quy trình và cài đặt. Hơn nữa, phần mềm quản lý còn cho phép phân tích và đo lường các quá trình để xác định dễ dàng cũng như hỗ trợ thực hiện các cơ hội cải tiến và tinh giản.

Phần Mềm Quản Lý Quy Trình Làm Việc

Nhiều phần mềm quản lý cũng có khả năng xử lý tự động, kết hợp nhiều hệ thống và các quy trình, tạo thành một cấu trúc gắn kết. Hệ thống phần mềm quản lý cũng có thể cung cấp và thông báo cho mọi người trong phòng ban của mình về mọi thông tin, công việc cần hoàn thành, đang tồn động hoặc đang có vấn đề. Điều này giúp làm gia tăng giá trị của hệ thống phần mềm quản lý. 

03 loại quy trình được xây dựng bởi hệ thống phần mềm quản lý 

Ba loại quy trình làm việc có thể được xây dựng bởi hệ thống quản lý quy trình làm việc, việc sử dụng chúng phụ thuộc vào nhu cầu của dự án. Chúng bao gồm quy trình làm việc tuần tự, quy trình làm việc theo trạng thái và quy trình làm việc theo quy tắc. 

Một quy trình công việc tuần tự là tuyến tính, như một biểu đồ dòng chảy. Dòng công việc này đi từ nhiệm vụ hoặc quy trình này sang nhiệm vụ hoặc quy trình khác và không lùi lại.

Một quy trình công việc theo trạng thái công việc phức tạp hơn một quy trình làm việc liên tục và có thể lùi lại trong chuỗi nếu một nhiệm vụ phụ thuộc. Các quy trình công việc này đi từ “trạng thái” này sang “trạng thái” khác.

Một quy trình làm việc theo quy tắc là một cấp cao hơn của quy trình công việc tuần tự. “Quy tắc” xác định tiến trình quy trình làm việc. Họ sử dụng các điều kiện để quyết định xem các biểu thức là “true” hay “false” và các quy tắc được mô hình hóa với các biểu thức “if,” “then,” hoặc “else”.

Tính năng cần có trong hệ thống phần mềm quản lý 

Phía trên là những lý thuyết về một hệ thống. Còn hiện nay, để có thể ứng dụng được phần mềm quản lý vào trong một doanh nghiệp thì các đơn vị xây dựng hệ thống phần mềm còn cần nâng cấp và cài đặt thêm nhiều tính năng nữa. 

>> Khái Niệm Về Phần Mềm Quản Lý Doanh Nghiệp

Cụ thể, một hệ thống phần mềm quản lý cơ bản cần phải có: 

Quy trình tự động và linh hoạt 

Một trong những điểm mạnh của việc kết hợp công nghệ vào công việc nằm ở trạng thái chúng hoàn toàn có thể tự động được toàn bộ quy trình. Việc sử dụng các quy trình thủ công mang lại khá nhiều rắc rối như: quên việc, trễ việc, quy trình cồng kềnh, giấy tờ, bảng tính excel dễ thất lạc,…Nhưng nay, hệ thống phần mềm quản lý có thể dễ dàng tạo ra một quy trình chung, tất cả mọi công việc đều nằm trên một giao diện đồng nhất

Phần Mềm Quản Lý Quy Trình Làm Việc

Không giới hạn 

Phần mềm xây dựng tính năng từng ngày, update không giới hạn dữ liệu và tính năng, vừa hỗ trợ doanh nghiệp có thể lưu trữ tài liệu, chiến lược, vừa có thể để các phòng ban, nhân sự cùng sử dụng dù công ty có tăng bao nhiêu nhân lực đi nữa.

Lập kế hoạch và quản lý lịch trình 

Khi nhắc đến quy trình thì tất yếu phần mềm quản lý phải có tính năng phân công và chia sẻ công việc tới từng bộ phận, ban ngành một cách cụ thể, rõ ràng, kèm theo đó là thiết lập thời gian, tính ưu tiên,…

Phần mềm quản lý sẽ tự động gửi thông báo cho đến ngày hoàn thành lịch làm việc, tiếp đó là gửi báo cáo thống kê số lượng công việc. 

Mặc dù bất kỳ ai cũng có thể tự sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các hoạt động của mình một cách thủ công nhất. Thế nhưng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc là vô cùng hữu ích bất cứ khi nào có vấn đề khẩn cấp phát sinh. Bằng cách sử dụng công cụ lập kế hoạch với các khoảng thời gian đã lên lịch, bạn có thể nhanh chóng tạo chỗ trong lịch trình đã định của mình mà không cần lên lịch lại toàn bộ kế hoạch dự án theo cách thủ công. 

Nhanh chóng và đồng bộ hóa 

Khi lãnh đạo một nhóm dự án, bạn cần một công cụ để vạch ra tất cả các hoạt động sắp tới của mình và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm. Các tính năng quản lý công việc gần như phổ biến trong số các phần mềm lập kế hoạch công việc dựa trên web, có nghĩa là việc tìm kiếm một phần mềm không phải là một nhiệm vụ khó khăn.

>> Đọc thêm: [Infographic] 5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng điện toán đám mây

Cùng với đó, phần mềm quản lý sẽ bao gồm tính năng thiết lập lịch dùng chung đồng bộ hóa với các công cụ lịch phổ biến đảm bảo rằng mọi người đều nhận được thông báo và tham dự cuộc họp đúng giờ. Lãnh đạo cũng có thể thêm các ngày đến hạn quan trọng vào lịch nhóm của mình để có cái nhìn tổng quan nhanh về các mốc quan trọng sắp tới. Đây là cách người lập kế hoạch nâng cao khả năng quản lý công việc: Chế độ xem khe thời gian cung cấp tổng quan về số giờ và nhiệm vụ đã được đặt trước cho mỗi thành viên trong nhóm, hiển thị các khoảng thời gian chưa được lên lịch. Mọi thành viên sẽ có được thông tin chi tiết về người giao nhiệm vụ mới trong bước tiếp theo của dự án. 

Tính chia sẻ 

Phần mềm quản lý tốt nhất bao gồm các tính năng chia sẻ tệp, lịch dùng chung và danh sách liên hệ. Mọi thành viên trong nhóm đều có thể chèn thông tin vào hệ thống và những người khác sẽ có quyền truy cập nhanh chóng bất cứ khi nào và bất cứ nơi nào họ cần. Một số hệ thống còn cho phép thêm tệp vào dự án để chia sẻ nhanh chóng. Lưu ý khi chọn phần mềm dự án, hãy kiểm tra xem họ có cung cấp bộ nhớ miễn phí để tải lên các tệp và dữ liệu hay không. 

Phần Mềm Quản Lý Quy Trình Làm Việc

Khả năng lưu trữ 

Hiện tại đa số các hệ thống phần mềm quản lý đều sử dụng trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud). Tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ điện toán đám mây, hệ thống doanh nghiệp sử dụng sẽ thường xuyên được cập nhật công nghệ mới nhất. Điều này có thể bao gồm các phiên bản cập nhật của phần mềm, cũng như các nâng cấp cho máy chủ và sức mạnh xử lý của máy tính.

Trên đây là phần mở đầu cho những điều doanh nghiệp nên hiểu về phần mềm quản lý quy trình làm việc. Hiện nay rất nhiều đơn vị đã xây dựng và cho ra đời bộ giải pháp hỗ trợ làm việc và quản lý quy trình trên nền tảng số.