Khái Niệm Và Các Bước Quy Trình Quản Lý Dự Án

Cho dù đó là xây dựng một tòa nhà, khởi chạy ứng dụng hay triển khai chiến dịch tiếp thị, mọi dự án đều yêu cầu một loạt quy trình để đưa nó thành hiện thực. Các quy trình quản lý dự án này khá nhất quán, bất kể ngành công nghiệp hay loại hình có thể phân phối. Vậy các quy trình quản lý dự án này là gì, và chúng bao gồm những gì? 

05 quy trình quản lý dự án 

Hướng dẫn về khối kiến ​​thức quản lý dự án (PMBOK Guide) chia nhỏ quy trình quản lý dự án tổng thể thành năm giai đoạn, hay còn gọi là “nhóm quy trình”. Các nhóm quy trình này thường được định nghĩa là:

Khởi động: 

Trong giai đoạn này, dự án được lên ý tưởng và xác định tính khả thi. Theo Bộ công cụ SME, một số hoạt động cần được thực hiện trong quá trình này bao gồm xác định mục tiêu dự án; xác định phạm vi dự án; xác định người quản lý dự án và các bên liên quan chính; xác định các rủi ro tiềm ẩn và đưa ra ngân sách và thời gian ước tính.

Lập kế hoạch: 

Tiếp theo, người quản lý dự án sẽ tạo ra một bản thiết kế để hướng dẫn toàn bộ dự án từ khi lên ý tưởng cho đến khi hoàn thành. Bản thiết kế này sẽ vạch ra phạm vi của dự án; các nguồn lực cần thiết để tạo ra các sản phẩm phân phối; thời gian ước tính và các cam kết tài chính; chiến lược truyền thông để đảm bảo các bên liên quan được cập nhật và tham gia; kế hoạch thực hiện; và đề xuất bảo trì liên tục. 

>> Khái Niệm Về Phần Mềm Quản Lý Doanh Nghiệp

Nếu dự án chưa được phê duyệt, bản thiết kế này sẽ đóng vai trò là một phần quan trọng của quảng cáo chiêu hàng. 

Thực hiện: 

Trong giai đoạn này, người quản lý dự án sẽ tiến hành mua sắm cần thiết cho dự án và nhân viên của nhóm. Việc thực hiện các mục tiêu của dự án đòi hỏi sự quản lý hiệu quả của các thành viên trong nhóm trên thực tế. Những người kiểm soát quy trình quản lý dự án chịu trách nhiệm ủy quyền và giám sát công việc của dự án trong khi vẫn duy trì mối quan hệ tốt với tất cả các thành viên trong nhóm và giữ cho toàn bộ dự án đúng thời hạn và ngân sách. Họ sẽ cần giải quyết các mối quan tâm của nhóm và các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện, đòi hỏi giao tiếp thường xuyên và cởi mở với tất cả các thành viên trong nhóm và các bên liên quan.

Giám sát và kiểm soát: 

Trong nhóm quá trình này, các nhà quản lý dự án sẽ đo lường chặt chẽ tiến độ của dự án để đảm bảo nó đang phát triển đúng cách. Có thể sử dụng tài liệu như thu thập dữ liệu và báo cáo trạng thái bằng lời nói và văn bản. “Giám sát và kiểm soát liên quan chặt chẽ đến việc lập dự án. Trong khi việc lập kế hoạch xác định những gì sẽ được thực hiện, việc giám sát và kiểm soát sẽ thiết lập nó đã được thực hiện tốt như thế nào, ”Bộ công cụ SME giải thích. “Giám sát sẽ phát hiện bất kỳ hành động sửa chữa hoặc thay đổi cần thiết nào trong dự án để giữ cho dự án đi đúng hướng.” 

Kết thúc: 

Nhóm quá trình kết thúc diễn ra sau khi các sản phẩm của dự án đã được sản xuất và các bên liên quan xác nhận và phê duyệt chúng. Trong giai đoạn này, người quản lý dự án sẽ chốt hợp đồng với các nhà cung cấp, nhà cung cấp bên ngoài, nhà tư vấn và các nhà cung cấp bên thứ ba khác. Tất cả các tài liệu sẽ được lưu trữ và một báo cáo dự án cuối cùng sẽ được tạo ra. Hơn nữa, phần cuối cùng của kế hoạch dự án – kế hoạch khắc phục sự cố và bảo trì – sẽ bắt đầu được thực hiện.

Các kỹ thuật quy trình quản lý dự án 

Mặc dù quy trình quản lý dự án tiêu chuẩn là tương đối ổn định, nhưng cách người quản lý dự án thực hiện nó có thể khác nhau. Trên thực tế, có một số cách tiếp cận khác nhau mà người quản lý dự án có thể thực hiện để quản lý dự án của họ trong suốt quá trình. Một số phương pháp phổ biến nhất có thể được phân loại như sau: 

Phương pháp truyền thống, tuần tự, chẳng hạn như Phương pháp Thác nước và Đường dẫn tới hạn (CPM): 

Những phương pháp này thường phù hợp nhất với các dự án tạo ra một sản phẩm hữu hình, chẳng hạn như một tòa nhà hoặc một máy tính.

Các phương pháp luận nhanh nhẹn, chẳng hạn như Scrum, Kanban, Lập trình cực đoan và Khung dự án thích ứng:

Những phương pháp này ban đầu được tạo ra cho các nhà phát triển phần mềm và phù hợp nhất cho các dự án có thể có các nhiệm vụ hoặc ưu tiên thay đổi.

Các phương pháp tiếp cận tập trung vào quản lý thay đổi, chẳng hạn như Phương pháp chuỗi sự kiện (ECM) và quản lý Dự án Cực đoan: 

Các phương pháp tiếp cận này dẫn đến khả năng thay đổi lớn trong suốt thời gian của dự án và được xây dựng ở mức độ linh hoạt. 

Một cách tiếp cận dựa trên quy trình, chẳng hạn như quản lý dự án Lean: 

Lean tập trung vào hiệu quả và cắt giảm lãng phí và có thể được áp dụng cho hầu hết mọi ngành. Việc lựa chọn kỹ thuật quản lý dự án hoạt động tốt nhất sẽ phụ thuộc vào dự án, tổ chức và người quản lý dự án.

>> BCS Là Gì? Những Điều Doanh Nghiệp Cần Biết Về BCS

Các kỹ năng để thành công 

Để đảm bảo quá trình quản lý dự án diễn ra suôn sẻ, các nhà quản lý dự án cần phải có nhiều kỹ năng và kiến ​​thức chuyên môn khác nhau. Các quy trình quản lý dự án thành công chứng tỏ trình độ tổ chức cao và chú ý đến từng chi tiết, hiểu rõ các mục tiêu kinh doanh có tầm ảnh hưởng lớn, khả năng quản lý rủi ro, sự tháo vát, kỹ năng giao tiếp xuất sắc và khả năng lãnh đạo tuyệt vời. Theo Viện Quy Trình Quản lý Dự án, sự cởi mở trong việc tự đánh giá và đánh giá lại cũng rất hữu ích.