Những Lợi Ích Thú Vị Khi Sử Dụng Bảng Kanban

13/05/2022 2:56 Chiều | Kiến thức

Kanban là một phương pháp được áp dụng trên tất cả các lĩnh vực công việc để giúp doanh nghiệp giảm chi phí và trở nên hiệu quả hơn bằng cách trực quan hóa và cải thiện quy trình làm việc.

Dưới đây là những lợi ích thú vị khi sử dụng Kanban trong doanh nghiệp:

Khả năng hiển thị tốt hơn

Bảng Kanban là một phương pháp hàng đầu trong việc hiển thị mọi kế hoạch một cách trực quan. Mọi dự án đều có tồn đọng các nhiệm vụ cần thực hiện và một loạt quy trình nói rằng một nhiệm vụ phải được hoàn thành trước khi nó được giao.

Sử dụng bảng Kanban, mọi người có thể ngay lập tức thấy các nhiệm vụ đang diễn ra như thế nào trong quá trình. Sự đơn giản trong cách trình bày trực quan của nó cho phép bạn dễ dàng phát hiện ra các nút “thắt cổ chai” trong khi chúng đang hình thành.

Những Lợi Ích Thú Vị Khi Sử Dụng Bảng Kanban

Những Lợi Ích Thú Vị Khi Sử Dụng Bảng Kanban

Cải thiện hiệu quả

Các lãnh đạo đều hi vọng công việc có thể được giải quyết nhiều hơn, trong khi nhân viên mong muốn thời gian làm việc giảm xuống. Điều này cũng có nghĩa là hiệu suất và hiệu quả của công việc đều phải được cải thiện để đáp ứng được cả hai mong muốn.

Đọc thêm: Phần Mềm Quản Lý Công Việc Hàng Ngày Hiệu Quả Cho Người Mới

Lợi ích rõ ràng nhất của việc sử dụng Kanban là hiệu quả luồng được cải thiện xảy ra ngay sau khi phương pháp này được triển khai vào doanh nghiệp. Bởi lẽ phương pháp Kanban này giúp làm nổi bật những khu vực kém hiệu quả rất nhanh chóng. Khi bạn đã xác định được vấn đề của mình, đã đến lúc bắt đầu đặt câu hỏi! Những nút thắt cổ chai, nhiệm vụ bị đình trệ và quá nhiều công việc đang thực hiện hiện rõ trên bảng Kanban. Mỗi trở ngại bạn loại bỏ làm cho quá trình công việc trơn tru và hiệu quả hơn.

Tăng cường sự tập trung của đội ngũ

Bạn có thể nghĩ rằng đa nhiệm giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, tuy nhiên, việc phân chia sự chú ý của bạn – được gọi là chuyển đổi ngữ cảnh – đi kèm với một cái giá phải trả. Việc chuyển đổi ngữ cảnh có thể gây lãng phí từ 5 đến 30 phút cho mỗi nhiệm vụ, tùy thuộc vào nhiệm vụ và người liên quan. Với các giới hạn WIP được áp dụng, không có tác vụ mới nào được phép đưa vào trạng thái quy trình trước khi tác vụ khác hoàn thành.

Cải thiện hiệu quả

Cải thiện hiệu quả

Kanban mang lại lợi ích cho các thành viên trong nhóm bằng cách để họ tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất tại một thời điểm thay vì phân chia sự chú ý của họ giữa nhiều hạng mục công việc.

Giảm thiểu lãng phí

Loại bỏ hoặc giảm thiểu lãng phí là nền tảng của quản lý tinh gọn. Đó là một tính năng không thể thiếu của Hệ thống sản xuất Toyota, tổ tiên của Kanban hiện đại. Lãng phí được định nghĩa là bất kỳ hành động nào sử dụng tài nguyên mà không tăng thêm giá trị. Giá trị đề cập đến thứ gì đó mà khách hàng sẵn sàng trả. Nhiều hoạt động sẽ không được coi là “gia tăng giá trị” theo các tiêu chí này nhưng vẫn rất cần thiết để cung cấp các sản phẩm chất lượng. Khu vực cần nhắm mục tiêu là một sự lãng phí không cần thiết.

Trong công việc kiến ​​thức, sự lãng phí của bạn sẽ đến dưới dạng nỗ lực hoặc thời gian. Kanban mang lại lợi ích đáng kể cho việc loại bỏ lãng phí bằng cách giảm thời gian chờ đợi – các nhiệm vụ nhàn rỗi và trạng thái xếp hàng là những mục tiêu chính.

Tính linh hoạt

Đối với nhiều công ty, nỗ lực cho sự nhanh nhẹn trong kinh doanh được thúc đẩy bởi nhu cầu về sự linh hoạt. Đặc biệt là đối với các công ty ở giai đoạn đầu, tự do đáp ứng nhanh chóng và dứt khoát nhu cầu của khách hàng và hành động của đối thủ cạnh tranh là điều cần thiết để tăng trưởng thành công. Không có thời lượng pha theo quy định, các tính năng được phát hành ngay sau khi chúng hoàn thành.

Bằng cách lựa chọn các hướng đi với một lộ trình Kanban thay vì dựa vào một kế hoạch dự án chung cứng nhắc, các nhà quản lý sản phẩm có thể tự do đánh giá lại các ưu tiên trước mắt dựa trên những thay đổi của thị trường.

Phương pháp Kanban đề xuất một cách tiếp cận quản lý công việc tồn đọng giúp các nhóm tự quản lý hơn đồng thời mang lại sự minh bạch và nhất quán cho quá trình ra quyết định. Trong một thị trường biến động liên tục, các quy trình kinh doanh của bạn cần phải linh hoạt. Đáp ứng nhanh chóng nhu cầu cũng quan trọng như phản ứng với những thay đổi của thị trường. Sử dụng Kanban mang lại cho bạn sự linh hoạt để xây dựng lợi thế cạnh tranh bền vững.

Cải thiện sự hợp tác

Ai là người biết rõ nhất về quy trình của bạn? Những người làm việc trên nó hàng ngày. Kanban mang lại lợi ích cho nhóm của bạn bằng cách khuyến khích cộng tác thường xuyên.

Từ việc tổ chức các ưu tiên trong ngày với các Cuộc họp dự phòng hàng ngày đến quyết định hướng đi của doanh nghiệp trong Đánh giá Chiến lược, tất cả các thành viên trong nhóm luôn được khuyến khích làm việc cùng nhau và đưa ra ý kiến ​​của họ về cách cải thiện các quy trình hiện tại. Các cuộc họp Kanban khác nhau đảm bảo rằng các bên liên quan trong các lĩnh vực khác nhau có thể trao đổi thông tin liên quan, động não các giải pháp và cộng tác trên các ý tưởng đột phá.

Cải thiện văn hóa công ty

Sự hợp tác mạnh mẽ giữa các thành viên trong nhóm, người quản lý, các bên liên quan và khách hàng dẫn đến cải thiện tinh thần và văn hóa công ty hòa nhập. Ý kiến ​​của mọi người là quan trọng và có giá trị.

Cải thiện văn hoá doanh nghiệp

Cải thiện văn hoá doanh nghiệp

Tính độc lập và chủ động được khuyến khích, cho phép các thành viên trong nhóm bộc lộ khả năng sáng tạo và tài năng của họ. Văn hóa công sở trong đó toàn bộ lực lượng lao động tập trung vào việc liên tục cải tiến chất lượng, năng suất và sự hài lòng của khách hàng được gọi là văn hóa Kaizen.

Phần mềm eBS ứng dụng bảng Kanban

Điểm khác biệt của phần mềm quản trị doanh nghiệp eBS là giao diện bảng Kanban được phát triển bởi Hyperlogy – 100% kỹ sư và công nghệ Việt. Nhờ loại bỏ được rào cản ngôn ngữ mà eBS trở thành lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp Việt thay vì ứng dụng các phần mềm công nghệ nước ngoài nhiều bất cập.

Giao diện phần mềm quản trị doanh nghiệp eBS

Giao diện phần mềm quản trị doanh nghiệp eBS

Phần mềm giúp số hóa và quản lý tất cả các công việc, dự án trong doanh nghiệp trên một hệ thống tập trung, trực tuyến, đồng thời cung cấp hệ thống Dashboard trực quan hỗ trợ ban lãnh đạo theo dõi tổng quan tiến độ các cả các dự án trên một màn hình. Hoặc chi tiết tiến độ, tình trạng sức khỏe, trạng thái… từng dự án dưới dạng danh sách, Kanban, lịch biểu,…Phần mềm có thể giúp doanh nghiệp tận dụng được tối đa những lợi ích của một bảng biểu Kanban có thể mang lại cho công việc.
Tìm hiểu thêm về sản phẩm tại: https://www.ebsuite.vn/vi/