Ứng Dụng Phần Mềm Quản Trị Doanh Nghiệp – Khơi Dậy Động Lực Nhân Viên Sau Nghỉ Lễ

28/04/2022 5:17 Chiều | Tin tức

Đối với các công ty không làm việc vào thứ 7 thì kỳ nghỉ lễ 30/4 – 1/5 này sẽ kéo dài tới 04 ngày. Quay trở về guồng công việc và lấy lại động lực để giải quyết các vấn đề tồn đọng luôn khiến cho nhân viên dễ có cảm giác chán nản. Vậy, liệu một ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp có thể hỗ trợ được những gì giúp cho nhân viên có thể khơi dậy lại động lực? Tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây.

Cạm bẫy “Relax-Mode”

Kỳ nghỉ lễ hai ngày liên tiếp Giải phóng miền Nam và Quốc tế lao động thường là kỳ nghỉ dài trong năm, chỉ sau kỳ nghỉ Tết nguyên đán. Đặc biệt, năm nay hai ngày lễ lại rơi vào cuối tuần, dẫn đến việc nghỉ bù lên tới bốn ngày, dẫn đến cảm giác “Relax-mode” sẽ bị kéo dài cho đến khi nhân viên đi làm lại.

 

nhân viên thường rơi vào cạm bẫy "relax-mode"

nhân viên thường rơi vào cạm bẫy “relax-mode”

Cạm bẫy này thường sẽ dẫn đến sự chậm trễ và ì trệ trong công việc, tâm trạng chán nản của nhân viên cũng như năng suất làm việc cũng giảm đi đáng kể.
Để thoát khỏi cạm bẫy này, cũng như thay đổi môi trường làm việc của nhân viên sau khi kết thúc nghỉ lễ thì một giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp như eBS sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp các nhà lãnh đạo “giải cứu” tình trạng nhân viên sau nghỉ lễ.

Hỗ trợ đặt mục tiêu mới

Có nhiều trường hợp sau khi quay lại kỳ nghỉ lễ, nhân viên thường gặp “khủng hoảng” với các công việc phát sinh và còn tồn đọng trước và trong kỳ nghỉ. Việc phải xử lý sự tồn đọng khiến tâm trạng của mọi người rất dễ nản và thiếu động lực.
Thay vào đó, lãnh đạo có thể sử dụng tính năng OKR trong phần mềm quản lý doanh nghiệp eBS, tính năng đặt mục tiêu mới ngắn hạn, rõ ràng và khả thi để tạo nên nguồn năng lượng và cảm hứng mới cho nhân viên.
Khi thực hiện các mục tiêu ngắn hạn – vốn là thời gian ngắn và kết quả nhanh – nhân viên có thể nâng cao tinh thần làm việc hơn, đặc biệt là hào hứng hơn với thành tựu đạt được.

 

Đặt mục tiêu mới ngắn hạn

Đặt mục tiêu mới ngắn hạn

Theo khảo sát của Wrike, 49% những nhân viên được khảo sát cho rằng các mục tiêu không thể nhìn thấy kết quả trong thời gian gần (đôi khi bị xem là phi thực tế) trong các dự án là yếu tố gây căng thẳng hàng đầu tại nơi làm việc.
Đặt mục tiêu ngắn hạn trên phần mềm, phân quyền để những người liên quan có thể theo dõi, đồng thời eBS có hỗ trợ tạo biểu đồ quy trình cũng như báo cáo kết quả, giúp những người tham gia có thể nhìn thấy thành tựu của mình một cách rõ ràng.

Thực hiện công việc theo thứ tự ưu tiên

Chia ra thành nhiều dự án nhỏ để giao cho những nhân sự phù hợp và thực hiện chúng trong từng giai đoạn để tránh tình trạng nhân viên bị “ngộ độc” công việc do quá tải sau kỳ nghỉ dài.
Hãy đảm bảo rằng nhân viên có các nhiệm vụ, dự án được chia thành các đầu việc nhỏ với deadline và mức độ ưu tiên riêng. Chúng cũng cần được sắp xếp thành checklist để liên tục cập nhật thay đổi về thời hạn, yêu cầu thực hiện, nguồn đầu vào, bổ sung tài liệu mới, cộng sự mới,…

 

Đặt mục tiêu mới ngắn hạn

Đặt mục tiêu mới ngắn hạn

Phương thức quản lý công việc dưới hình thức các đầu việc nhỏ giúp nhân viên tận dụng tối đa thời gian, nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc. Ít nhất thì vào cuối ngày cũng có một đầu việc nào đó được ghi nhận hoàn thành, khiến nhân viên có động lực hơn để bắt tay vào làm các công việc tiếp theo. “Chặng đường ngàn dặm luôn bắt đầu từ một bước chân”, việc hoàn thành từng việc sẽ khiến nhân viên cảm thấy “vào guồng”, và các công việc sẽ nối tiếp nhau được hoàn thành.
Ứng dụng quản lý công việc, quản lý dự án eBS Teamwork trong phần mềm quản lý doanh nghiệp có giao diện đầy đủ hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát công việc. Ngoài ra, các tính năng checklist công việc, kiểm soát mức độ ưu tiên và tốc độ hoàn thành. Trong khi đó, việc áp dụng và sử dụng những công cụ này cũng vô cùng đơn giản, dễ theo dõi và kiểm soát cho người quản lý và nhân viên. Cả công ty từ cấp cao cho đến nhân viên đều nắm được checklist đầu việc cũng như mọi thông tin cần thiết để chủ động kiểm soát, đưa ra thời gian và tiến độ hoàn thành.
Những điều này sẽ giúp cho năng suất làm việc của nhân viên tăng cao, trong đó thời gian được tối ưu lại để giúp đội ngũ không bị quá tải sau kỳ nghỉ lễ.

Tinh gọn xử lý quy trình và đề xuất của nhân viên

Mọi người trong công ty luôn có tâm lý “thôi để sau đợt nghỉ rồi làm” khi cần đề xuất một vấn đề. Và những đề xuất đó rất có thể sẽ trở thành “mớ bòng bong” dày đặc và cồng kềnh nếu như doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng quy trình truyền thống.
Việc dành cả ngày để chạy qua các phòng ban xin chữ ký xét duyệt liệu có phải lý do “chính đáng” để nhân viên của bạn trì hoãn các công việc khác hay không?
Đã đến lúc cải cách và “chuyển đổi số” cho những quy trình đó với tính năng Workflow của phần mềm quản trị doanh nghiệp. Việc xử lý các đề xuất, giấy tờ và các tác vụ sẽ không còn là lý do để trì hoãn tiến độ công việc. Đồng thời, giải pháp số hoá yêu cầu – quy trình đề xuất cũng sẽ khiến nhân viên cảm thấy nhẹ nhàng, thoải mái hơn khi thực hiện các thủ tục hành chính trong công ty, tránh tâm lý bực dọc, những sự ức chế không đáng có chỉ vì yêu cầu của họ phải giải quyết quá lâu, quá phức tạp, nhất là thời điểm còn mệt mỏi sau kỳ nghỉ lễ.

 

Phần mềm quản trị doanh nghiệp

Phần mềm quản trị doanh nghiệp

Việc tinh thần làm việc của nhân viên bị giảm sút sau kỳ nghỉ dài là điều không thể tránh khỏi. Lúc này, vai trò của người quản lý trong việc điều phối công việc, thay đổi phương thức giao tiếp, làm việc với nhân viên càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp chỉ là một trong những cách của các nhà lãnh đạo, nhưng với eBS, đó là cách nhanh chóng, tiết kiệm và phù hợp với thị trường chuyển đổi số hiện nay nhất.