Lợi Ích Phần Mềm Quản Lý Dự Án Online Giảm 60% Thời Gian Làm Việc

Các doanh nghiệp thường trong tình trạng quá tải vì phải xử lý nhiều dự án cùng lúc nhưng lại thiếu nhân lực. Mặc dù công việc này chưa bao giờ là dễ dàng, nhưng các nhà lãnh đạo sẽ có thể kiểm soát được khối lượng tốt hơn đối với phần mềm quản lý dự án Online hiện nay. 

Doanh nghiệp có đang lãng phí thời gian? 

Ban lãnh đạo doanh nghiệp thường phải “tung hứng” các dự án cho đội ngũ của mình để đảm bảo các dự án đều kịp tiến độ, thế nhưng với số lượng nhân sự có hạn cũng như quy trình thủ công cồng kềnh, nhiều doanh nghiệp rất vất vả trong việc đảm bảo tiến độ cũng như chất lượng dự án. Đặc biệt, nếu nhiều dự án phức tạp cùng khởi động mà không có bất kỳ công cụ nào để hỗ trợ quản lý thì việc hỗn loạn và vô tổ chức là cực kỳ dễ xảy ra. 

Phần mềm quản lý dự án Online

Tại sao cần phải có phần mềm quản lý dự án Online 

Hệ thống phần mềm quản lý dự án online đi kèm với các tính năng cần thiết mà doanh nghiệp cần để lập kế hoạch hiệu quả cho các dự án của mình, quản lý các nguồn lực sẵn có, ứng phó với các vấn đề và giữ tất cả các bên liên quan của dự án tham gia. Bất kể dịch vụ mà doanh nghiệp của bạn cung cấp, việc có công cụ quản lý dự án tốt nhất có thể tạo ra tác động đáng kể.

Đọc thêm: So Sánh Các Phần Mềm Quản Trị Hiệu Suất Doanh Nghiệp Tốt Nhất Hiện Nay

Cải thiện việc lập và dự thảo kế hoạch 

Lập kế hoạch và lập lịch trình dự án là một khía cạnh cực kỳ quan trọng của quản lý dự án bất kể phương pháp luận được áp dụng là gì. Với các giải pháp quản lý dự án này, hồ sơ trước đây của nhóm liên quan đến dự án hiện tại có thể được truy cập dễ dàng. Ngoài ra, người quản lý dự án có thể thuận tiện tạo ra một kế hoạch quản lý nhất quán và ưu tiên các nhiệm vụ để dự án thành công. 

Với phần mềm quản lý dự án online, các nhiệm vụ như phân bổ tài nguyên, xác định các yếu tố phụ thuộc, thiết lập thời hạn và tạo các sản phẩm dự án có thể được hoàn thành một cách thuận tiện trong thời gian nhanh chóng. 

Vì một khởi đầu tốt là nền tảng cho một dự án thành công, tất cả các công cụ quản lý dự án hiệu quả đều đi kèm với các tính năng giúp hợp lý hóa quy trình lập kế hoạch dự án và lập kế hoạch dự án.

Lợi ích của phần mềm tới doanh nghiệp

Hợp tác tốt hơn 

“75% các chuyên gia dự án tin rằng việc sử dụng các công cụ cộng tác dự án cho các nhóm sẽ tăng lên” – Theo Kiss Flow

Các nhóm dự án đôi khi bao gồm các thành viên từ các phòng ban khác nhau. Họ cũng phải xử lý các trách nhiệm hàng ngày của mình, điều này khiến tất cả các bên liên quan khác khó có thể thường xuyên tham gia các cuộc họp và cập nhật thông tin. Khoảng cách giao tiếp này có thể tạo ra sự chậm trễ không cần thiết trong các dự án và các vấn đề có thể gây lãng phí nhiều nguồn lực quý giá. 

Một ưu điểm rất lớn của hệ thống quản lý dự án là nó giúp cho việc hợp tác nhóm dự án hiệu quả trở nên vô cùng đơn giản. Nó giữ cho tất cả các thông tin liên lạc ở một nơi thống nhất. 

Các thông tin chi tiết như dòng thời gian và cập nhật trạng thái của dự án có thể được truy cập dễ dàng chỉ với một cú nhấp chuột và các cảnh báo quan trọng có thể được tự động gửi đến các bên liên quan.

Làm việc từ xa 

Vị trí hoặc phòng ban thực tế không ràng buộc các dự án hiện đại. Lực lượng lao động hiện đang phân tán và việc quản lý chúng có thể khá khó khăn. Với phần mềm quản lý dự án từ xa, việc quản lý các dự án từ xa trở nên dễ dàng vì các chương trình này giúp người quản lý lãnh đạo nhóm của họ một cách hiệu quả. 

Phân công nhiệm vụ hiệu quả 

Người quản lý thường khó phân công công việc một cách công bằng cho các thành viên, điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của cả nhóm. Với chương trình quản lý dự án, người quản lý có thể dễ dàng ủy thác nhiệm vụ dự án cho các thành viên và tìm những người hiện đang có mặt. 

Đây cũng là một lựa chọn dễ dàng hơn cho các thành viên trong nhóm vì trong quản lý nhiệm vụ, việc duy nhất họ cần làm là kiểm tra phần mềm và bắt đầu thực hiện nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên của họ. 

Trong hầu hết các trường hợp, các chương trình này cũng gửi thông báo nhắc nhở tự động trước thời hạn để đảm bảo hoạt động trơn tru và hiệu quả.

Truy cập và chia sẻ tệp dễ dàng hơn 

Việc truy cập và chia sẻ các tài liệu quan trọng một cách an toàn là khá quan trọng. Các chuyên gia đã và đang sử dụng bộ nhớ dùng chung nhưng sử dụng phần mềm quản lý công việc là một lựa chọn thiết thực hơn. 

Các giải pháp quản lý dự án cung cấp khả năng lưu trữ nơi người dùng có thể thực hiện thay đổi, để lại phản hồi và chú thích một cách dễ dàng. Các chương trình này cũng lưu giữ nhật ký thay đổi để đảm bảo tính minh bạch của dự án trong nhóm. 

Kết hợp thành viên mới dễ dàng hơn 

Các dự án có bản chất năng động và đôi khi, việc mời các thành viên mới vào nhóm dự án trở nên cần thiết. Tuy nhiên, tích hợp dự án là một nhiệm vụ đầy thách thức để có được các thành viên mới tăng tốc trong thời gian ngắn. 

Vấn đề này có thể dễ dàng được xử lý với việc sử dụng bất kỳ phần mềm quản lý dự án hiệu quả nào. Họ có khả năng tự động duy trì nhật ký dự án và trực quan hóa toàn bộ dự án một cách đơn giản. 

Kết hợp các thành viên mới dễ dàng

Giảm thiểu rủi ro hiệu quả 

Xác định các nút thắt tiềm ẩn và sử dụng các giải pháp hiệu quả là những việc cần làm của một nhà quản lý tài ba. Với phần mềm quản lý dự án, các nhà quản lý có thể nâng cao các chiến lược giảm thiểu rủi ro của mình và nhận được sự trợ giúp từ tất cả các nguồn lực hiện có để triển khai các biện pháp đối phó hiệu quả. Điều này cải thiện hiệu quả tổng thể của nhóm và cũng cho phép các nhà quản lý phân bổ các nguồn lực sẵn có của họ một cách hiệu quả để tránh rủi ro dự án.

>> Khái Niệm “Văn Phòng Điện Tử” Và Bước Cách Mạng Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp

Lựa chọn phần mềm quản lý dự án online phù hợp nhất 

Phần mềm quản lý dự án tốt sẽ giúp bạn cộng tác hiệu quả và đảm bảo rằng các dự án của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi và rút gọn thời gian tối đa. Tuy nhiên, với doanh nghiệp đang bắt đầu số hóa quy trình quản lý của mình, hãy tìm hiểu về những phần mềm đơn giản và trực quan nhất. Phần mềm quản lý dự án online eBS là giải pháp mang đến nhiều lợi ích dành cho ban lãnh đạo cũng như đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp. Đây chính là giải pháp tối ưu giúp theo sát tiến độ và hiệu quả của dự án, thúc đẩy dự án được hoàn thành đúng hạn, đúng yêu cầu. 

Tìm hiểu thêm về eBS – Giải pháp quản trị hiệu suất doanh nghiệp toàn diện 4.0!